กำไรหาย ขาดทุนแน่ ! ถ้าร้านค้าไม่มี รายงานการขาย  

รายงานการขาย รายงานยอดขาย  หรือรายงานที่สรุปข้อมูลการขายทั้งหมดของร้านเอาไว้ อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญมากต่อการเปิดร้านค้า ในการทำธุรกิจ  ไม่ว่าจะเปิดร้านค้าเล็ก ๆ ร้านกาแฟ ร้านอาหารข้างทาง ร้านค้าอื่น ๆ การมีรายงานยอดขาย จะช่วยให้ร้านมองเห็นภาพรวมการทำงานของร้าน เห็นผลกำไรได้อย่างชัดเจน และถูกต้องแม่นยำ 

แล้วรายงานการขาย คืออะไร ? มีความสำคัญยังไงกับร้านค้า สามารถนำไปใช้ประโยชน์อะไรต่อได้บ้าง ? วันนี้เราจึงมาแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับรายงานการขายให้กัน ใครที่เป็นมือใหม่เปิดร้าน หรือเปิดร้านมานานแล้ว แต่ไม่รู้จักรายงานการขาย ไม่เคยทำรายงานยอดขาย ต้องห้ามพลาด ! 

รายงานการขาย (sales report) คืออะไร ?

รายงานสรุปการขายสินค้าหรือบริการของธุรกิจนั้น ๆ ที่จะรวบรวมข้อมูลและรายงานผลการดำเนินการขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นภายในร้าน ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อให้ร้านเห็นถึงภาพรวมของการทำธุรกิจ  และนำรายงานที่ได้มาวิเคราะห์ถึงพฤติกรรมของลูกค้าที่มีต่อร้านค้า เพื่อนำผลการวิเคราะห์มาส่งเสริมการขายต่อไป ช่วยกระตุ้นยอดขายของร้านให้มากขึ้น 

การทำรายงานการขาย หรือข้อมูลการขายของร้าน บอกเลยว่าทำได้ไม่ยาก เพราะในปัจจุบันนี้ไม่จำเป็นต้องมานั่งจดบันทึกให้เสียเวลา ไม่ต้องมานั่งคำนวณยอดขายเองทั้งหมด คิดบัญชีเองไม่เป็นก็ทำได้ เพียงแค่เลือกใช้ผู้ช่วยจัดการร้านค้า โปรแกรมร้านค้า ระบบ POS ระบบคิดเงินหน้าร้านในการช่วยจัดการและบริหาร อย่าง tobi pos ที่เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมที่น่าทดลองใช้อย่างยิ่ง

เพราะ tobi pos เป็นระบบ pos มือถือ สมัครใช้งานได้เลยผ่านมือถือของคุณ ไม่ต้องมีอุปกรณ์เสริมเพิ่มเติม เริ่มต้นใช้งานฟรีได้ทันทีนาน 90 วัน และใช้งานได้ต่อเนื่องด้วยค่าบริการเฉลี่ย 4.5 บาท/วัน หรือเพียงเดือนละ 129 บาทเท่านั้น ด้วยคุณสมบัติที่เกินราคา มาพร้อมกับฟังก์ชันในการเก็บรวบรวมข้อมูลแบบครบครัน ช่วยให้คุณได้รายงานการขายแบบครบถ้วน ละเอียดแม่นยำ 

รายงานการขาย จำเป็นยังไงต่อธุรกิจ ร้านค้า

• รู้ว่าลูกค้าชอบอะไร 

การรู้ว่าลูกค้าชอบอะไร ไม่ชอบอะไร และร้านค้าสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ นับว่าเป็นเรื่องที่ดีอย่างยิ่ง เพราะการเอาใจลูกค้าที่ดีที่สุดคือร้านค้าต้องรับรู้ถึงความต้องการที่แท้จริง การมีรายงานการขายจึงจะช่วยให้ร้านค้ามองเห็นภาพการซื้อขายระหว่างลูกค้าและร้านค้าได้มากยิ่งขึ้น เข้าใจพฤติกรรมลูกค้า และที่สำคัญยังสามารถนำเสนอสิ่งที่ลูกค้าต้องการออกมาได้ดี ไม่ว่าจะเป็นการจัดโปรโมชั่นกระตุ้นยอดขาย การนำเสนอสิ่งใหม่ ๆ ให้กับลูกค้า  

• เวลาไหนที่ขายดี

หากมีรายงานการขายจะช่วยให้ร้านค้ารู้ถึงช่วงเวลาขายดี ช่วงที่มีออเดอร์เยอะ และเวลาไหนที่มียอดขายน้อย ลูกค้าไม่นิยมเข้าร้าน การรับรู้ช่วงเวลาการขาย จะช่วยให้ร้านค้าสามารถบริหารจัดการร้านได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ตั้งแต่การจัดเตรียมวัตถุดิบให้พร้อม ไม่ให้ขาดแคลนในช่วงที่มีออเดอร์เข้ามาเยอะ เตรียมพนักงานให้พร้อมเพื่อรับออเดอร์ในช่วงเวลาดังกล่าว สร้างบรรยากาศให้ลูกค้ารู้สึกว่าไม่ต้องรอนาน  และสำหรับในช่วงเวลาที่มียอดขายน้อย ก็สามารถที่จะจัดโปรโมชั่นกระตุ้นยอดขายในเวลานั้น ๆ ได้เลย เพื่อให้ร้านค้ารับออเดอร์ได้อย่างต่อเนื่อง มียอดขายเข้าร้านตลอดเวลา  

• กำหนดยอดขายของร้านได้

กลัวร้านเจ๊ง กลัวร้านขาดทุน ปัญหาที่เกิดขึ้นได้กับทุกร้าน การกำหนดยอดขายให้ได้ตามเป้าหมายของร้าน จึงจะช่วยเป็นแรงผลักดันในการทำงานของทุกฝ่ายได้ดี รายงานยอดขายจึงเป็นสิ่งที่ทุกร้านไม่ควรมองข้าม เพราะสามารถที่จะดูประวัติการขายย้อนหลังได้ ช่วยเปรียบเทียบยอดขายรายวัน รายเดือนได้อย่างแม่นยำ จึงช่วยให้ร้านสามารถกำหนดเป้าหมายยอดขายในเดือนต่อไปได้ง่าย ๆ  

ทั้งนี้เจ้าของร้านควรต้องคิดคำนวณต้นทุนวัตถุดิบ ต้นทุนสินค้าภายในร้านก่อนการตั้งราคาขายทุกครั้ง เพราะจะช่วยให้บวกกำไรเพิ่มได้ตามความเหมาะสม ไม่ให้ลูกค้ารู้สึกว่าแพง และลูกค้ายอมจ่ายในราคาที่ร้านกำหนด เพราะเมื่อเจ้าของร้านรู้ต้นทุน-กำไรของสินค้าในร้านอย่างชัดเจน จะช่วยป้องกันพนักงานโกงได้ดี จะช่วยให้ตรวจสอบยอดขายของร้านได้แม่นยำ และกำหนดยอดขายเพื่อกระตุ้นกำไรของร้านให้ได้มากเพิ่มขึ้น 

• ติดตามการทำงานของพนักงานในร้านได้

การควบคุมการทำงานของพนักงานในร้านก็สำคัญอย่างยิ่ง เพราะพนักงานคือผู้ที่รับออเดอร์ลูกค้า มีหน้าที่บันทึกคำสั่งซื้อต่าง ๆ หรือหมายเหตุที่ลูกค้าแจ้งไว้ การมีรายงานการขายจึงจะช่วยให้เจ้าของร้านตรวจสอบการทำงานของพนักงานได้ดี ช่วยลดปัญหาในการทำงานภายในร้านได้มากขึ้น เพราะจะสามารถตรวจสอบได้ว่าพนักงานคนไหนรับออเดอร์ใดบ้าง มีการทอนเงินผิดพลาด ทำบิลไม่ถูกต้อง หรือทุจริตหรือไม่ ยอดขายหน้าร้านไม่ตรง เมื่อเกิดปัญหาเจ้าของร้านก็จะสามารถตรวจสอบจากการทำงานของพนักงานนั้น ๆ ได้เลยทันที เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเดิมซ้ำ ๆ ในอนาคต         

• รู้ข้อมูลการขายต่าง ๆ อย่างแม่นยำ 

แค่มีรายงานการขายก็มองเห็นภาพรวมของร้านค้าหรือธุรกิจทั้งหมดได้แล้ว  และในปัจจุบันนี้ก็สามารถที่จะตรวจสอบผ่านทางออนไลน์ได้เลยทันที ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ไม่จำเป็นต้องมานั่งจดบันทึกให้เสียเวลา รายงานการขายช่วยให้รับรู้ข้อมูลทุกอย่างในร้านได้ดี เริ่มต้นตั้งแต่การรู้จำนวนออเดอร์ที่ขายได้ในแต่ละวัน ขายได้ทั้งหมดกี่บาท ลูกค้าสั่งซื้อผ่านช่องทางไหนบ้าง ชำระเงินผ่านช่องใดมากที่สุด เมนูไหนขายดี เมนูไหนที่ลูกค้าไม่นิยมสั่งซื้อ ช่วงเวลาไหนที่ขายได้ รวมถึงเมนูเสริมที่ลูกค้านิยมสั่งเพิ่ม แม้แต่หมายเหตุที่ลูกค้าแจ้งไว้ ร้านค้าก็สามารถตรวจสอบ แล้วนำไปปรับใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของร้านได้เลยทันที

• วางแผนการทำงานของร้านได้ 

ไม่ใช่แค่การวิเคราะห์ แต่การมีรายงานการขายที่บอกภาพรวมของร้านค้า จะช่วยให้วางแผนการทำงานของร้านในอนาคตได้ ที่สำคัญควรนำข้อสรุปที่ได้ไปช่วยพัฒนาเพื่อให้เกิดประโยชน์ทั้งในส่วนของลูกค้า และร้านค้าได้เป็นอย่างดี อาทิ การช่วยสร้างยอดขายมีกำไรเข้าร้าน การรับออเดอร์ลูกค้าได้มากขึ้น ลูกค้าได้รับการบริการตามความต้องการอย่างแท้จริง ร้านค้าสามารถควบคุมต้นทุนให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด ลดต้นทุนในส่วนที่ไม่จำเป็นได้  ง่าย ๆ เท่านี้ก็สามารถช่วยให้วางแผนการทำงาน ช่วยบริหารร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว 

และรายงานการขายไม่ใช่แค่การเก็บข้อมูล แต่ควรต้องนำผลการวิเคราะห์ไปวางแผนการทำงานของร้านในอนาคตเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อร้านค้าและธุรกิจ ที่จะช่วยสร้างยอดขาย หรือช่วยลดต้นทุนแฝง นำไปปรับหรือพัฒนาในส่วนอื่น ๆ ต่อไป  รายงานการขายนี้จึงนับว่ามีประโยชน์อย่างมาก ช่วยให้การบริหารร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับการบริการได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น

ทั้งต่อเจ้าของธุรกิจหรือร้านค้า ที่จะช่วยให้รับรู้ถึงความต้องการ และสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอเมนูสินค้าที่ชอบ การจัดโปรโมชั่นเอาใจ ช่วยลดความเสี่ยงในการขาดทุน และสามารถเตรียมความพร้อมในการกระตุ้นยอดขายของร้านได้ดีอีกทาง 

ประโยชน์ต่อลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นการได้รับโปรโมชั่นดี ๆ จากร้านค้าที่ตรงต่อความต้องการ ไม่ว่าจะเป็นการได้รับส่วนลด ได้สินค้าในราคาที่ถูกลง ได้ของแถมที่ชอบ มีโปรดี ๆ ในช่วงเวลาที่เข้าร้าน

ประโยชน์ต่อพนักงาน การมีรายงานการขายรายวัน รายเดือน หรือแม้แต่ข้อมูลย้อนหลัง ย่อมมีผลดีต่อพนักงานภายในร้าน เพราะจะสามารถช่วยให้ตรวจสอบการขายได้ทันที หากพบปัญหา ไม่ว่าจะเกี่ยวกับลูกค้า ออเดอร์สินค้าที่รับ การชำระเงินหรือทอนเงินผิดพลาด การทำบันทึกรายรับ-รายจ่ายไม่ตรง ตลอดจนไปถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขายทั้งหมด  

หากไม่มีรายงานการขาย ร้านค้าจะไม่สามารถรู้ถึงข้อมูลของลูกค้า ไม่รู้ถึงการทำงานของพนักงานในร้าน ไม่ทราบถึงที่ไปที่มาของต้นทุนและกำไรที่ได้ และอาจมองข้ามปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น กับสาเหตุที่ทำให้ร้านขาดทุนเพียงเพราะไม่มีรายงานยอดขายนั่นเอง 

การทำรายงานการขาย หรือมีผู้ช่วยในการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของร้าน จึงเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง เพราะจะช่วยให้บริหารร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุนแฝง และลดปัญหาในเรื่องของการขาดทุนได้ดีทีเดียว 
การทำรายงานการขายที่ง่ายที่สุด โดยที่เจ้าของร้านไม่ต้องมานั่งจดหรือเก็บข้อมูลย้อนหลังด้วยตนเอง ก็คือการเลือกใช้ระบบจัดการหน้าร้าน ระบบ POS ที่จะช่วยลดภาระในการทำงานได้อย่างดี และในปัจจุบันนี้ก็มีให้เลือกใช้กันเยอะมาก มีทั้งแบบใช้งานฟรีตลอดอายุการใช้งาน ชำระค่าบริการรายเดือน รายปี หรือชำระครั้งแรกครั้งเดียว เริ่มต้นตั้งแต่หลักสิบ หลักร้อย ไปจนถึงหลักหมื่นเลยทีเดียว สามารถเลือกใช้ระบบ pos ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณของได้เลย